TimlyCara Menghitung Potongan Keterlambatan Karyawan (dengan Contoh)
Rumus potongan telat per menit, contoh perhitungan gaji Rp4,5 juta, tiga metode denda, dan cara menghindari sengketa dengan karyawan.
Oleh Tim Timly · · 3 menit baca
Keterlambatan adalah masalah yang paling sering muncul di toko, kafe, dan kantor kecil. Tanpa aturan yang jelas, potongan gaji mudah memicu perselisihan. Artikel ini menjelaskan cara menghitung potongan telat secara adil, lengkap dengan contoh angka.
Mulai dari aturan tertulis
Sebelum menghitung, pastikan kebijakan keterlambatan sudah tertulis dan diketahui karyawan, misalnya dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Pemotongan upah diatur dalam peraturan pengupahan (PP 36/2021 tentang Pengupahan). Prinsip umumnya: pemotongan hanya untuk hal yang memang diatur, dan totalnya dibatasi agar karyawan tetap menerima sebagian besar upahnya. Periksa versi terbaru peraturan atau konsultasikan dengan ahli sebelum menerapkannya.
Tiga cara menghitung potongan telat
1. Potongan pro rata per menit
Paling adil karena sebanding dengan waktu kerja yang hilang. Rumusnya:
- Gaji per hari = gaji pokok dibagi jumlah hari kerja per bulan.
- Gaji per menit = gaji per hari dibagi menit kerja per hari (8 jam = 480 menit).
- Potongan = menit telat × gaji per menit.
Contoh: gaji pokok Rp4.500.000 dengan 26 hari kerja per bulan. Gaji per hari = Rp173.077. Gaji per menit = Rp360,58. Jika dalam satu periode karyawan telat total 60 menit, potongannya Rp21.635, dibulatkan menjadi Rp21.600.
2. Denda tetap per kejadian
Misalnya Rp10.000 setiap kali telat. Mudah dipahami, tetapi tidak membedakan telat 2 menit dengan telat 45 menit, sehingga sering dianggap tidak adil.
3. Denda bertingkat
Misalnya telat 1 sampai 15 menit hanya dicatat, telat 16 sampai 60 menit dipotong pro rata, dan telat lebih dari 60 menit dihitung setengah hari. Cocok jika Anda ingin memberi toleransi singkat.
| Metode | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| Pro rata per menit | Adil dan mudah dibela jika ada sengketa | Perlu pencatatan menit yang akurat |
| Denda tetap | Sederhana | Tidak sebanding dengan lamanya telat |
| Denda bertingkat | Ada toleransi, tegas untuk telat berat | Aturan lebih panjang untuk dijelaskan |
Tentukan toleransi dan batas tindakan
- Toleransi: apakah telat 1 sampai 5 menit dihitung atau hanya dicatat?
- Batas peringatan: misalnya peringatan pada telat ke-3 dalam satu periode, dan surat peringatan setelah lebih dari 4 kali. Lihat cara menerbitkan surat peringatan.
- Pengecualian: siapkan mekanisme untuk keadaan di luar kendali seperti banjir atau kecelakaan, dan catat setiap pengecualian.
Kesalahan yang sering terjadi
- Aturan lisan. Karyawan mengaku tidak tahu, dan Anda sulit membuktikannya.
- Pencatatan manual. Jam datang bisa dinego atau salah catat. Gunakan pencatatan jam otomatis.
- Memotong tanpa bukti. Selalu simpan data jam datang dan lokasi.
- Tidak konsisten. Aturan yang sama harus berlaku untuk semua orang, termasuk atasan.
Cara melakukannya di Timly
Timly mencatat telat dalam menit dari jam mulai shift saat karyawan check in dengan GPS, lalu menghitung potongan pro rata per menit pada draft slip gaji. Anda bisa melihat rinciannya di slip, menambah pengecualian sebagai komponen manual, dan mengaktifkan peringatan serta SP otomatis. Pelajari juga payroll otomatis Timly.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apakah potongan telat boleh sebesar apa saja?
Tidak. Besarnya harus wajar, diatur tertulis, dan tunduk pada batas pemotongan upah dalam peraturan. Konsultasikan angka denda dengan ahli.
Lebih baik pro rata atau denda tetap?
Pro rata umumnya lebih adil dan lebih mudah dibela jika terjadi sengketa, karena sebanding dengan waktu kerja yang hilang.